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tips para mejorar el uso del Word
Como útil y fiel sirviente, el Word ofrece
muchas vías para mejorar tu productividad y agilizar las tareas rutinarias.
Pero algunas de estas herramientas son tan difíciles de encontrar como un
tesoro escondido. Veamos algunas de las más útiles:
Salvar
temprano y a menudo. ¿Eres de los usuarios que se la pasan salvando el
documento en tu disco duro? Por "aquello que te pasó una vez...."
Debes saber que Word puede hacer esto automáticamente mientras trabajas, y con
la frecuencia que desees. Selecciona Herramientas....
Opciones.... Guardar....
y asegúrate de marcar el cuadro de Guardar info
de Autorecuperación cada: . A continuación selecciona cada
cuántos minutos quieres que Word salve tu documento en el disco duro. Extra-tip:
Si tienes múltiples documentos abiertos y presientes que algo va a pasar que
debes salvar todo, debes mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS y seleccionar el
menú Archivo, donde la opción Guardar
aparecerá convertida en Guardar todo,
con lo que todo quedará salvado con un solo click.
Modo
ALT-ernativo de seleccionar. Es poco frecuente la necesidad de hacerlo, pero si
no sabes el truco, te sentirás frustado de no poder hacerlo: Puedes seleccionar
bloques verticales de cualquier ancho y en cualquier posición de tu documento,
si mantienes pulsada la tecla ALT mientras
aplicas el procedimiento que ya conoces para seleccionar texto (manteniendo el
botón del mouse pulsado y arrastrando sobre el texto que deseas
seleccionar).
Formato
rápido de palabras. Con frecuencia deseamos poner en negrita, cursiva o
subrayada una sola palabra, y perdemos innecesariamente tiempo seleccionándola
toda con el mouse. ¡No es necesario!... Basta con poner el cursor en cualquier
punto interior de la palabra y pulsar el botón correspondiente al formato (o
los conocidos Control-S, Control-N, Control-K para los amantes de los atajos por
teclado). Si esto no funciona, selecciona Herramientas...
Opciones... Edición
y marca la opción Seleccionar automáticamente la
palabra completa.
Modificar
el uso de mayúsculas/minúsculas en un texto seleccionado. Si deseas CONVERTIR
TODO A MAYUSCULAS, o Usar Formato de Título, o convertir todo a minúsculas....
incluso sI qUIERES sER cREATIVO.... no pierdas tiempo re-escribiendo el texto.
Lo marcas y seleccionas el menú Formato...
Cambiar mayúsculas y minúsculas.
Las opciones a tu disposición aparecen tal cual se mostrarán, una vez
aplicadas: Un buen ejemplo de "menú amigable". Los amantes de los
atajos por teclado pueden pulsar repetidamente MAYUSCULAS-F3 y se mostrarán
alternativamente todos los formatos disponibles en el texto seleccionado.
Autoformato
de tablas. A veces deseamos crear una tabla con efectos especiales de color,
grosor de bordes, espaciado, etc.... e invertimos un largo rato en formatear
nuestra obra..... pero pudimos haber hecho todo el proceso en un solo click
si hubiéramos usado Tabla... Autoformato
de tablas... seleccionando uno de los muchos diseños que Word
pone a nuestra disposición, solamente dejando el cursor en cualquier punto
interior de la tabla que deseamos formatear.
Reabrir
documentos recientes. Todo usuario del Word sabe que al desplegar el menú Archivo...
aparecerán los últimos documentos abiertos. Sin embargo, la cantidad de
documentos que aparecen en dicho menú puede configurarse a gusto, y Word
predeterminadamente muestra los CUATRO últimos documentos. Personalmente creo
que son insuficientes, habiendo tanto espacio disponible: basta seleccionar Herramientas...
Opciones... General...
Archivos usados recientemente... y puedes determinar cualquier
cantidad de archivos. La opción de mostrar los archivos recién-abiertos
también puede inhabilitarse, desmarcando su casilla de selección en el mismo
sitio. Por supuesto que también puede abrirse un documento reciente
directamente desde el menú Inicio...
Documentos...
Auto
texto. Si quieres que Word adivine tus intenciones cuando vas a escribir una
frase, oración o párrafo que usas con frecuencia, habilita el Auto Texto. Al
escribir las primeras letras aparece una ventanita y lo único que hay que hacer
es pulsar la tecla <ENTER> para que automáticamente se escriba el texto
completo.
Para crear nuevas entradas de Auto Texto,
escríbelo una vez y formatéalo a gusto. Lo marcas y seleccionas Insertar...
Autotexto... Nuevo...
y asígnale un nombre lógico que después debes recordar cuando vayas a
utilizarlo.
Llegado el momento, al escribir las primeras
letras del nombre dado al autotexto, aparecerá la ventanita mencionada y con
sólo pulsar <ENTER> se insertará el texto completo en el documento. No
hay que obedecer siempre el mandato: si te aparece la ventanita porque coincide
que escribes las primeras letras de un autotexto definido, pero no es esa tu
intención, simplemente continúa escribiendo y la ventanita desaparecerá
discretamente.
Auto
corrección. Concebido para realizar correcciones automáticas de errores
gramaticales frecuentes, también puede usarse para insertar textos de uso
frecuente. En tal caso el procedimiento será mucho más drástico: al escribir
"la palabra clave" automáticamente será sustituida por el texto
correspondiente. Por ello, si vamos a utilizar esta vía como auto-texto,
debemos escoger palabras primitivas que no tengan significado alguno en nuestro
idioma, ya que el Word hará la sustitución automáticamente y sin pedir
permiso. Por ejemplo: podemos asignar a 'em' nuestra dirección de correo
electrónico (ya que 'em' nos recuerda a 'email' y no es una palabra de nuestro
idioma).
Si tenemos "la mala puntería" de
escoger una palabra que después usamos en un documento, y se realiza la
sustitución automática no deseada, puede revertirse mediante Edición....
Deshacer.
Reglas
de sangría. ¿Eres de los que usan la barra espaciadora o la tecla TAB para
introducir la sangría de inicio de párrafo? Es una pena que pierdas ese
tiempo, porque Word te permite aplicarlo a todo el documento de forma
automática, mediante la regla superior. (Si no está visible, selecciona Ver...
Regla). En su borde izquierdo verás
dos triángulos "deslizantes", uno arriba y otro abajo de la regla. El
que aparece arriba fija la posición en que se escribirá la primera línea de
cada párrafo, mientras que el de abajo fija la posición del margen izquierdo.
Igualmente existen dos tríangulos a la derecha de la regla, para la sangría
derecha, cuyo uso es menos frecuente. Estas reglas puedes aplicarlas a
documentos existentes o a nuevos documentos, y puede aplicarse selectivamente a
todo el documento o a uno o varios párrafos.
Buscar
y sustituir. Sin lugar a dudas es una de las más eficientes y útiles
herramientas de un procesador de texto. No solamente permite cambiar cada
instancia de una palabra o frase, sino también cambiar su formato o sustituir
por determinados "caracteres especiales". Debe practicarse su uso, que
es muy vasto y a veces algo complejo, pero te ofrecerá como premio final la
posibilidad de "acomodar" cualquier texto a tus necesidades
específicas. Los "caracteres especiales" se identifican en los
espacios de Buscar y Sustituir
por con una combinación del caracter '^' seguido de una letra.
Por ejemplo: ^p significa nuevo párrafo, ^t indica tabulación, y otros más
que aparecen en el menú desplegable de caracteres especiales. Si lo que se
desea es eliminar determinados caracteres, basta dejar vacía la sección de Sustituir
por...
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Traducido
y extractado de PcWorld,
autor: Jim Welp